Sposób na uporządkowanie łańcucha dostaw w Twoim przedsiębiorstwie

Kwestie związane z logistyką spędzają sen z powiek niejednemu biznesmenowi. W zarządzaniu firmą nie chodzi bowiem tylko o samo pozyskanie zamówień, ale przede wszystkim o ich skuteczną realizację w taki sposób, aby klient chciał je powtarzać. Sprawa komplikuje się szczególnie wtedy, kiedy towar jest rozmieszczony w odległych od siebie jednostkach, często na terenie różnych państw. Dokonanie formalności związanych z pozyskaniem sztuk brakującego do zamówienia towaru wiąże się wtedy z wygenerowaniem ogromnej ilości danych, które muszą zostać odpowiednio uporządkowane – z pomocą przychodzą systemy klasy SCM opracowane przez firmę SoftwareHut.

Charakterystyka narzędzia

To prawdziwie rewolucyjne rozwiązanie pozwala na kompleksową obsługę planowania, zaopatrzenia, dystrybucji, logistyki i transportu towaru w jednym miejscu. Centralizacja tych wszystkich procesów sprawia, że informacje dotyczące danego zamówienia są automatycznie aktualizowane i przekazywane wszystkim stronom zainteresowanym: począwszy od osoby z działu zakupów, a na kurierze skończywszy. System ma charakter otwarty, co sprawia, że może integrować się z wieloma źródłami informacji. Jest gotowy na automatyczną wymianę danych z otoczeniem biznesowym – systemami ERP, firmami kurierskimi, spedycyjnymi, outsourcingiem magazynów pomocniczych i centralnych. To bardzo pomocne, kiedy mamy do czynienia z dużą liczbą podwykonawców, np. przewoźników. Za sprawą systemu SCM, zasoby przedsiębiorstwa są optymalnie wykorzystywane, a koszty zredukowane – dzięki możliwości najlepszego dopasowania informacji o zamówieniach do danych o posiadanych zapasach. Aby móc prawidłowo kontrolować przebieg procesów w łańcuchu dostaw potrzebny jest spójny obraz sytuacji – na to właśnie pozwala SCM. Wiąże się to nie tylko z korzyściami dla samego przedsiębiorcy i jego pracowników. Zmiany zauważy także jednostkowy klient, który zyska porządek, systematyczność i przewidywalność terminów. Dzięki temu będzie miał on również pewność, że cena, którą zapłacił firmie za dany produkt jest dla niego dobrą inwestycją. – Do ważnych atutów tego rozwiązania, szczególnie z punktu widzenia klienta, należy szybka informacja zwrotna w przypadku przesunięcia czasu dostawy – dodaje Robert Strzelecki, dyrektor operacyjny firmy SoftwareHut S.A., zajmującej się wdrażaniem takich rozwiązań.

Rodowody Twoich towarów w jednym miejscu

SCM pozwala na przechowywanie kompletnych katalogów produktów danego przedsiębiorstwa. Znajdują się tam wszystkie informacje, które są automatycznie dopasowywane do zapotrzebowania osoby dokonującej jakichkolwiek działań w panelu użytkownika. Zatem uwzględniają one kolor, ilość, cenę detaliczną, specyfikacje, akcje promocyjne, pochodzenie produktu, wysokość cła i innych opłat, nazwę producenta (oraz np. importera i/lub agenta handlowego), a także pojemność opakowań zbiorczych – czyli wszystko, co jest niezbędne do prawidłowej i sprawnej realizacji zamówienia. – Przewoźnik dostarczający towar spoza granic Polski nie musi zatem sprawdzać w dokumentach charakterystyki pojedynczych pozycji, które mu przydzielono. To system dostarcza mu informacji o opłatach, jakie będzie musiał wnieść, czy czekają go dodatkowe kontrole lub spodziewane wydłużenie procesu wprowadzenia towaru do obrotu, np. w związku z kontrolą graniczną, sanepidu itp. Komplet danych jest dla niego dostępny w tym samym momencie, kiedy dowiaduje się o zleceniu, czyli od samego początku – wystarczy, że sprawdzi je w dowolnej chwili na ekranie swojego komputera – precyzuje dyrektor operacyjny SoftwareHut.

System wprowadza liczne ułatwienia dla osób zajmujących się logistyką od strony operacyjnej. Usprawnia np. planowanie przewozów międzynarodowych – transoceanicznych (wybór rodzaju spedycji, ważnych terminów, oznaczeń dostaw, numerów identyfikacyjnych) i wiązanie ich z określonymi zamówieniami od dostawców lub organizacją dostaw europejskich i krajowych.

Różne rodzaje zamówień

Często przedsiębiorstwa oprócz zleceń zewnętrznych, realizują także wewnętrzne. Specyfika obu tych przypadków została oczywiście uwzględniona w systemie SCM. W przypadku zamówień własnych, czyli w obrębie firmy, narzędzie to pozwala nam m.in. na realizację przesunięć międzymagazynowych czy sprawdzanie stanów maksymalnych i minimalnych danego magazynu. Jak zostało to już niejednokrotnie podkreślone, również w tej sytuacji proces przebiega kompleksowo i automatycznie.

Zlecenie lub wprowadzanie jakichkolwiek zmian przez jedną osobę – z działu zakupów, logistyki czy po stronie dostawcy – działa jak domino. Uruchamia to bowiem całą machinę udostępniającą informacje: zarówno te przychodzące, jak i zwrotne dla każdej ze stron. Co więcej, dany pracownik ma również możliwość odmowy autoryzacji określonych zmian na każdym etapie generowania dostawy, jeżeli oczekiwania zlecającego różnią się od stanu rzeczywistego lub wystąpiły inne okoliczności – wyjaśnia Robert Strzelecki.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku „zlecenia obcego”, czyli zewnętrznego. Tutaj głównym ułatwieniem, które oferuje nam system SCM jest automatyzacja kompletacji zamówienia. Oznacza to, że przy generowaniu dostawy z kilku magazynów jednocześnie, a także późniejszym dostarczeniu jej do miejsca finalnego (magazynu centralnego, sklepu lub pod adres podany przez klienta), samoczynnie wysyłana jest informacja o przesunięciach towaru pomiędzy tymi lokacjami. Co więcej, w tym samym czasie wszystkie potwierdzenia formalne związane z wprowadzonymi komendami, takie jak faktury, korekty faktur czy dokumenty wydania, tworzą się w SCM automatycznie.

Wybór systemu

 – Przy wyborze systemu należy przede wszystkim zastanowić się nad potrzebami przedsiębiorstwa i przeanalizować je pod kątem obszarów, takich jak: logistyka, magazyny, księgowość, finanse – podpowiada dyrektor operacyjny SoftwareHut. – Trzeba się również zdecydować czy chcemy budować system otwarty na integracje, czy wolimy ograniczyć je do minimum – dodaje. W przypadku rozwiązania otwartego, gotowego do współpracy w wielu standardach wymiany danych, należy rozważyć integrację narzędzia zewnętrznego z systemem ERP. Przesłanki za dodaniem systemu w pełni zintegrowanego z ERP są bardzo proste. Po pierwsze, przeprowadzanie zmian w systemie ERP jest dużo bardziej pracochłonne niż w specjalizowanym narzędziu. Po drugie, w systemie ERP znajduje się więcej wrażliwych informacji, które należy chronić, przez co musimy ograniczyć liczbę integracji lub ponosić na nie dodatkowe nakłady. – Jeśli naszym celem jest system zamknięty z minimalną liczbą integracji, to dobrą podstawą będą SAP, Dynamics AX czy też ich polskie odpowiedniki np. Sage Symfonia i Comarch CDN XL – radzi Strzelecki. – W naszym systemie postawiliśmy właśnie na polską jakość i wiedzę, czyli System Sage Symfonia, a wspomagają nas specjaliści z firmy SerwNet – złotego partnera Sage. Oczywiście integracja z innym ERPem nie sprawi nam kłopotu. Warto jednak podkreślić, że wielką zaletą naszego systemu nad rozwiązaniami podobnymi (choć nie dającymi funkcjonalności w tak pełnym spektrum), np. opartymi na SAP, jest elastyczność i możliwość całkowitego dostosowania go do potrzeb specyfiki logistyki i zaopatrzenia w przedsiębiorstwie.

Firma SoftwareHut, należąca do grupy TenderHut, ma w swoim portfolio unikalny system zbudowany dla przedsiębiorstw handlowych. Z rozwiązania SCM korzystają m.in.: DUKA, Grupa GRASS, Ravanson czy Liveno. – Systemy tej klasy nie niosą za sobą żadnych niebezpieczeństw. Wręcz przeciwnie – zwiększają bezpieczeństwo firmy, ułatwiają zarządzanie nią i planowanie. Naprawdę warto poświęcić te kilka–kilkanaście tygodni na wdrożenie takiej innowacji – podsumowuje Robert Strzelecki.

Udostępnij Artykuł